Fondurile europene reprezintă, pentru multe firme, organizații și instituții, o posibilitate de a finanța investiții care ar fi mai greu de realizat exclusiv din surse proprii. De la achiziția de echipamente și dezvoltarea unor capacități de producție până la digitalizare, eficientizare energetică sau dezvoltarea resurselor umane, există numeroase direcții în care pot fi utilizate fondurile nerambursabile.
Pe de altă parte, ideea că „banii europeni sunt gratis” poate crea așteptări nerealiste. Obținerea unei finanțări presupune respectarea unor condiții, pregătirea unui proiect, asumarea unor obligații și, în multe situații, suportarea unor cheltuieli care nu sunt acoperite integral din finanțarea nerambursabilă.
De aceea, înainte de a începe pregătirea unui dosar, este util să fie înțelese atât avantajele, cât și limitele acestui tip de finanțare.
Ce sunt, de fapt, fondurile europene?
Fondurile europene nu reprezintă un singur program la care poate aplica oricine. Există mai multe programe, obiective și linii de finanțare, fiecare cu propriile condiții.
În România, pentru perioada de programare 2021–2027 există programe regionale și naționale, iar apelurile de finanțare pot avea destinatari și obiective foarte diferite. Platforma MySMIS2021+ este utilizată pentru gestionarea fondurilor externe nerambursabile aferente acestei perioade.
Asta înseamnă că primul pas nu este neapărat redactarea proiectului, ci identificarea unei linii de finanțare potrivite.
O idee bună de afaceri nu înseamnă automat că există și o finanțare europeană disponibilă pentru ea. Proiectul trebuie să se încadreze în obiectivele și condițiile unui apel concret.
Primul lucru de verificat: este proiectul eligibil?
Una dintre cele mai frecvente greșeli este pornirea de la suma care poate fi obținută și abia apoi încercarea de a găsi o justificare pentru investiție.
Abordarea mai sănătoasă este inversă: se pornește de la nevoia reală și se verifică dacă aceasta poate fi încadrată într-un program de finanțare.
În funcție de apel, pot exista condiții referitoare la:
- tipul solicitantului;
- domeniul de activitate;
- dimensiunea firmei;
- vechimea sau situația financiară a solicitantului;
- localizarea proiectului;
- tipurile de investiții eligibile;
- valoarea minimă și maximă a proiectului;
- perioada de implementare;
- contribuția proprie;
- criteriile de punctaj.
Nu este suficient ca o firmă să îndeplinească o singură condiție. Criteriile trebuie analizate împreună, conform ghidului solicitantului aferent apelului respectiv.
„Nerambursabil” nu înseamnă „fără costuri”
Poate cea mai importantă idee pe care trebuie să o înțeleagă un potențial beneficiar este că o finanțare nerambursabilă nu înseamnă neapărat că toate cheltuielile proiectului sunt suportate de program.
Unele proiecte presupun o contribuție proprie. În plus, pot exista cheltuieli neeligibile, costuri administrative, cheltuieli care trebuie plătite înainte de a fi rambursate sau alte obligații financiare.
De aceea, înainte de depunerea proiectului trebuie făcut un calcul realist al necesarului de bani.
O investiție poate părea foarte atractivă dacă este privită doar prin prisma procentului finanțat. Situația se schimbă însă atunci când sunt luate în calcul și sumele pe care beneficiarul trebuie să le asigure din propriile resurse.
Atenție la cash-flow
Un proiect poate fi eligibil și aprobat, dar asta nu înseamnă că beneficiarul va avea imediat toți banii necesari pentru investiție.
În funcție de mecanismul programului, anumite cheltuieli pot trebui efectuate și apoi decontate, iar implementarea presupune respectarea unor etape și termene.
Din acest motiv, situația financiară a beneficiarului trebuie analizată înainte de semnarea unui contract de finanțare. Este important să existe o rezervă suficientă pentru cheltuielile care trebuie suportate temporar din alte surse.
Pentru o firmă mică, o problemă de cash-flow poate fi la fel de importantă ca lipsa finanțării.
Nu cumpăra echipamente doar pentru că sunt eligibile
Un alt risc este transformarea proiectului într-o listă de cumpărături.
Faptul că un anumit echipament sau software poate fi eligibil nu înseamnă automat că este și necesar. O investiție ar trebui să aibă o justificare economică și să contribuie la obiectivele proiectului.
De exemplu, dacă o firmă are nevoie de o anumită mașină pentru creșterea producției, proiectul poate avea o logică foarte clară. Dacă însă sunt introduse în proiect echipamente doar pentru că există posibilitatea de a le finanța, investiția poate deveni greu de justificat.
Întrebarea corectă nu este „Ce pot cumpăra cu fonduri europene?”, ci mai degrabă „De ce investiție am nevoie și există o linie de finanțare care o poate susține?”.
Proiectul trebuie să fie realist
În dorința de a obține un punctaj cât mai bun, există tentația de a construi un proiect foarte ambițios.
Problema este că obiectivele asumate prin proiect trebuie ulterior respectate.
Dacă o firmă își propune creșteri foarte mari ale producției, angajări numeroase sau anumite rezultate într-un interval scurt, aceste obiective trebuie analizate realist înainte de a fi introduse în proiect.
Un proiect mai modest, dar bine fundamentat, poate fi mai ușor de implementat decât unul spectaculos pe hârtie, dar dificil de susținut în practică.
Ghidul solicitantului trebuie citit cu atenție
Termenul „ghidul solicitantului” poate suna birocratic, dar este unul dintre cele mai importante documente pentru cine dorește să acceseze o finanțare.
Acolo sunt stabilite condițiile specifice ale apelului: cine poate aplica, ce activități și cheltuieli sunt eligibile, ce documente sunt necesare, cum se evaluează proiectele și care sunt obligațiile beneficiarului.
Nu este recomandat ca un solicitant să se bazeze exclusiv pe informații găsite în articole, postări pe rețele sociale sau discuții pe forumuri. Condițiile se pot schimba de la un program la altul și de la un apel la altul.
Chiar și în cadrul aceleiași perioade de finanțare există numeroase apeluri distincte. Baza de date oficială MySMIS2021+ arată că pentru perioada 2021–2027 sunt disponibile sute de apeluri, cu destinatari, bugete și condiții diferite.
Merită să lucrezi cu un consultant?
Nu orice proiect are nevoie în mod obligatoriu de un consultant extern. Unele proiecte pot fi pregătite de solicitant, mai ales atunci când procedura este relativ simplă și există suficiente resurse interne.
În alte situații, un specialist poate ajuta la identificarea programului potrivit, pregătirea documentelor, construirea bugetului și urmărirea etapelor administrative.
Important este însă să nu fie privit consultantul ca pe cineva care poate „garanta” obținerea finanțării.
Nimeni nu poate transforma o idee neeligibilă într-una eligibilă doar prin redactarea unui dosar foarte bine scris. Un consultant competent ar trebui, în primul rând, să spună și atunci când un proiect nu este potrivit pentru o anumită linie de finanțare.
Ce avantaje pot avea fondurile europene?
Atunci când sunt utilizate pentru o investiție bine gândită, fondurile europene pot aduce beneficii importante.
O firmă poate avea acces la resurse pe care nu le-ar putea mobiliza ușor din surse proprii. Finanțarea poate permite achiziția unor echipamente moderne, extinderea activității, digitalizarea unor procese sau dezvoltarea unor noi produse și servicii.
Un alt avantaj este că investiția poate fi realizată într-un interval mai scurt decât ar fi posibil prin acumularea treptată a profitului.
În același timp, proiectul obligă beneficiarul să își definească mai clar obiectivele, bugetul și rezultatele urmărite. Pentru o afacere bine organizată, acest proces poate fi util chiar și dincolo de obținerea finanțării.
Care sunt dezavantajele?
Există și o parte mai puțin atractivă.
Pregătirea proiectului poate presupune timp și costuri. Documentația poate fi complexă, iar respectarea procedurilor continuă și după aprobarea proiectului.
Beneficiarul trebuie să păstreze documente, să respecte condițiile contractuale și să demonstreze realizarea activităților și indicatorilor asumați. În plus, nerespectarea anumitor obligații poate avea consecințe financiare.
De asemenea, competiția poate fi ridicată. Faptul că un solicitant este eligibil nu înseamnă automat că proiectul va primi finanțare, deoarece în cadrul apelurilor competitive proiectele pot fi evaluate și clasificate în funcție de criteriile stabilite.
La ce ar trebui să fie atent un solicitant?
Înainte de a începe un proiect, câteva întrebări simple pot preveni multe probleme:
Este investiția cu adevărat necesară?
Dacă finanțarea nu ar exista, investiția ar avea în continuare sens pentru afacere?
Se potrivește proiectul cu o linie de finanțare existentă?
Nu orice idee poate fi finanțată prin orice program.
Îmi permit partea de contribuție și cheltuielile neacoperite?
Un buget optimist nu rezolvă o problemă de cash-flow.
Pot îndeplini obiectivele asumate?
Indicatorii din proiect trebuie tratați ca obiective reale, nu doar ca cifre introduse pentru obținerea unui punctaj.
Am verificat condițiile din ghidul actual?
Informațiile dintr-un articol mai vechi sau dintr-o experiență a altui beneficiar pot să nu mai fie valabile pentru apelul vizat.
Înțeleg ce obligații voi avea după obținerea finanțării?
Aprobarea proiectului este doar o etapă. Implementarea vine cu propriile responsabilități.
Fondurile europene sunt o oportunitate, nu o soluție universală
Fondurile europene pot fi un instrument foarte util pentru dezvoltarea unei afaceri sau pentru realizarea unor investiții, dar nu reprezintă o soluție potrivită pentru orice situație.
Cel mai sănătos mod de a privi o astfel de finanțare este ca pe un instrument care poate susține un proiect bine fundamentat. Nu ar trebui construită o afacere doar pentru că există un program de finanțare disponibil.
Un proiect bun pornește de la o nevoie reală, are un buget realist și poate fi implementat în condițiile impuse de program. Abia apoi merită analizat dacă există o oportunitate de finanțare care să îl susțină.
Pentru cei interesați de accesarea fondurilor europene, primul pas nu ar trebui să fie întrebarea „Câți bani pot obține?”, ci „Ce investiție vreau să fac și ce trebuie să îndeplinesc pentru a o putea finanța?”. Diferența dintre cele două abordări poate fi esențială pentru un proiect realist și sustenabil.